INLEIDING
Bedankt dat u gebruik maakt van het Bibliotheeksysteem. De openbare bibliotheek maakt voor haar werking gebruik van digitale toepassingen. Voor een aantal van die toepassingen gebruikt uw openbare bibliotheek de Basisinfrastructuur Digitale Bibliotheek van Cultuurconnect in opdracht van de Vlaamse overheid. Het Bibliotheeksysteem maakt deel uit van deze Basisinfrastructuur. Binnen het Bibliotheeksysteem worden uw persoonsgegevens verwerkt.
Gegevensbescherming nemen wij heel ernstig. Wij baseren ons daarbij op de bepalingen van de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) (ook bekend als General Data Protection Regulation of GDPR).
Deze Privacyverklaring heeft betrekking op de verwerking en de bescherming van uw persoonsgegevens in het kader van het Bibliotheeksysteem. Daaronder begrijpen we het lidmaatschap van de bibliotheek, wat betreft de verwerking van uw gegevens binnen het Bibliotheeksysteem.
De Basisinfrastructuur Digitale Bibliotheek bestaat, naast het Bibliotheeksysteem, ook uit de Bibliotheekwebsite. De Bibliotheekwebsite vormt de publieksinterface voor de website, de catalogus en de Mijn Bibliotheek-diensten van de openbare bibliotheek. De Bibliotheekwebsite maakt niet het voorwerp uit van deze Privacyverklaring.
Door lid te worden van de openbare bibliotheek, en dus het Bibliotheeksysteem te gebruiken, geeft u informatie door die toelaat om u als persoon te identificeren. Deze Privacyverklaring geeft gedetailleerde informatie over de manier waarop we uw persoonsgegevens verwerken. Wij raden u aan om dit document aandachtig door te lezen.
Deze Privacyverklaring is van toepassing op de diensten die via het Bibliotheeksysteem aangeboden worden. Wij zijn niet verantwoordelijk voor het privacybeleid van andere systemen en bronnen die verbonden zijn met het Bibliotheeksysteem.
Wie gebruik maakt van het Bibliotheeksysteem aanvaardt deze Privacyverklaring.
ALGEMEEN
1. WIE IS DE VERANTWOORDELIJKE VOOR DE VERWERKING VAN UW GEGEGEVENS?
Cultuurconnect vzw is een organisatie van de Vlaamse overheid. Ze wil openbare bibliotheken en cultuurcentra ondersteunen en begeleiden in het scherp stellen en waarmaken van hun doelen in de digitale samenleving. Met het Bibliotheeksysteem wil Cultuurconnect innovatie en schaalvergroting voor de openbare bibliotheeksector realiseren, zodat de bibliotheken aan u als gebruiker een meer efficiënte en kwalitatieve dienstverlening kunnen bieden.
Cultuurconnect vzw
Priemstraat 51, 1000 Brussel
Ondernemingsnummer: 0629.858.909
De Data Protection Officer (DPO) van Cultuurconnect kan worden bereikt via bovenstaand adres (t.a.v. Data Protection Officer), of via dpo@cultuurconnect.be.
2. WAT IS HET BIBLIOTHEEKSYSTEEM?
Het Bibliotheeksysteem is een software die de werkprocessen bestellen, catalogiseren, inventarisbeheer, lenersadministratie, uitlenen, financieel beheer en rapportage/statistieken in de bibliotheek mogelijk maakt voor alle Nederlandstalige openbare bibliotheken in Vlaanderen en Brussel.
Cultuurconnect wil het Bibliotheeksysteem efficiënt, relevant en up to date houden en zal indien nodig of wenselijk ook nieuwe ontwikkelingen en/of koppelingen met andere systemen tot stand brengen, onder meer met het oog op:
- het aangepast houden van de dienstverlening aan actuele (technologische) ontwikkelingen en tendensen,
- bovenlokale culturele doeleinden,
- de verdere innovatie van het lokaal cultuurbeleid,
- wijzigingen in het wet- en regelgevend kader.
Cultuurconnect zal hierbij als verwerkingsverantwoordelijke steeds alle passende maatregelen nemen ter bescherming van uw persoonsgegevens.
3. WAT IS DE ROL VAN UW EIGEN BIBLIOTHEEK?
Om u haar diensten te kunnen aanbieden, moet uw bibliotheek via het Bibliotheeksysteem uw persoonsgegevens kunnen inzien, gebruiken, wijzigen, opslaan, .... Anders kan zij u bijvoorbeeld niet registreren als bibliotheeklid, kan zij geen exemplaren aan u uitlenen, of u een herinnering sturen wanneer uw uitgeleende exemplaren te laat teruggebracht zijn.
Met dat doel is tussen Cultuurconnect en uw bibliotheek een overeenkomst gesloten. Hierin is vastgelegd wat uw bibliotheek kan doen met de gegevens die u in het kader van het Bibliotheeksysteem hebt verstrekt.
Een aantal zaken vallen onder de verantwoordelijkheid van uw bibliotheek zelf. Uw bibliotheek kan er namelijk zelf voor kiezen om aanvullende diensten te verlenen (zoals bijvoorbeeld custom direct marketing). Indien uw bibliotheek dit doet, dan dient zij als verwerkingsverantwoordelijke u de nodige informatie te verstrekken in verband met de impact van de aanvullende diensten op uw privacy (zie ook onder, “Zal u berichten toegestuurd krijgen”).
HET HOE EN HET WAAROM VAN DE VERWERKING VAN UW GEGEVENS
1. OP WELKE MANIER WORDEN UW GEGEVENS VERZAMELD?
Op het moment dat u lid wordt van een openbare bibliotheek worden een aantal persoonsgegevens opgevraagd. Die persoonsgegevens worden door de bibliotheekmedewerker dan ingevoerd in het Bibliotheeksysteem. Voor die bibliotheken die met e-id software werken, worden persoonsgegevens uitgelezen vanop de e-id, en geldt de e-id meteen als bibliotheekpas. Was u reeds lid van een bibliotheek dan worden uw persoonsgegevens uit het bestaande (lokale of provinciale) bibliotheeksysteem gemigreerd naar het Bibliotheeksysteem op het moment dat uw bibliotheek op het Bibliotheeksysteem aansluit.
2. WELKE GEGEVENS WORDEN VERZAMELD?
- Identificatiegegevens: naam en voornaam (desgevallend uitgelezen uit de e-id);
- Contactgegevens: hoofdverblijfplaats (desgevallend uitgelezen uit de e-id), eventueel bijkomend adres (bv. werkadres, kotadres), telefoonnummer, e-mailadres;
- Persoonlijke kenmerken: geslacht (desgevallend uitgelezen uit de e-id), geboortedatum (desgevallend uitgelezen uit de e-id);
- Rijksregisternummer en/of INSZ (desgevallend uitgelezen uit de e-id);
- Bibliotheekgegevens: bibliotheekpasnummer, abonnementgegevens, leenhistoriek (wat uitgeleend, wanneer iets uitgeleend, wanneer teruggebracht, wat gereserveerd), betalingshistoriek (welke openstaande bedragen, welke bedragen wanneer betaald), berichtenhistoriek (welke berichten gekregen);
- Communicatievoorkeuren: voorkeur voor het aanleveren van berichten bv. voorkeur voor e-mail of brief, taalvoorkeur.
Cultuurconnect en uw bibliotheek zijn gemachtigd om uw Rijksregisternummer te gebruiken in het Bibliotheeksysteem. Indien en in de mate dat daartoe een machtiging bekomen wordt, wordt met eerbiediging van de voorwaarden van (artikel 5 van) de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een Rijksregister, een koppeling gemaakt met het Rijksregister voor de consolidatie en actualisering van de adresgegevens van de leners. In dat geval staat Cultuurconnect in voor de technische koppeling en neemt zij hierbij afdoende technische maatregelen om te verhinderen dat toegang mogelijk wordt tot andere persoonsgegevens dan diegene waarvoor de machtiging geldt. Voor deze koppeling zal desgevallend een beroep worden gedaan op Dienstenintegrator Agentschap Informatie Vlaanderen (MAGDA). Uw Rijksregisternummer zal dan gebruikt worden voor het opvragen van deze gegevens in het Rijksregister.
3. WAAROM WORDEN UW GEGEVENS BIJGEHOUDEN EN VERWERKT?
Uw gegevens worden bijgehouden en verwerkt voor volgende doeleinden:
- Identificatie en autorisatiedoeleinden
zodat u correct kan geautoriseerd worden in het Bibliotheeksysteem; - Functionele doeleinden
zoals het bepalen van uw type abonnement, het versturen van functionele communicatie zoals herinneringsmails, reserveringsberichten, facturen; - Doeleinden voor uitwisseling van gegevens,
zodat uw gegevens correct en up to date gehouden worden (bv. de eventuele koppeling met het Rijksregister); - Beheerdoeleinden
zoals gebruikersbeheer door bevoegde bibliotheekmedewerkers (bv. een klant inschrijven, een klant opzoeken om een exemplaar aan uit te lenen, een klant die twee keer voorkomt in het systeem ontdubbelen, …) en helpdesk door bevoegde Cultuurconnectmedewerkers of bevoegde medewerkers van de IT-leverancier (verwerker) van Cultuurconnect; - Statistische doeleinden
zoals het gepseudonimiseerd genereren en inzien van rapporten en statistieken op basis van gebruik vanuit perspectief van uw eigen bibliotheek en vanuit bovenlokaal (regionaal of Vlaams) perspectief; - Doeleinden voor communicatie en direct marketing
zoals communicatie over activiteiten en diensten van uw eigen bibliotheek en over beschikbare bibliotheekdiensten -en toepassingen (zie ook hieronder bij 8).
Mocht u niet akkoord gaan met de verwerking van uw persoonsgegevens in het kader van de doeleinden vermeld in punt 6, dan beschikt u over verschillende manieren om dit aan te geven (zie verder hieronder bij "Hoe laat u uw rechten gelden?").
4. WAT IS DE RECHTSGROND VAN DE VERWERKING?
De verwerking van uw persoonsgegevens is gestoeld op de volgende wettelijke verwerkingsgronden:
- Verwerkingen ikv identificatie en autorisatiedoeleinden, functionele (communicatie)doeleinden, beheerdoeleinden, en doeleinden voor uitwisseling van gegevens
- De verwerking van persoonsgegevens ingevolge aangaan van een bibliotheeklidmaatschap, en dus ook de verwerking in het kader van het bibliotheeksysteem, gebeurt op basis van de overeenkomst naar aanleiding van het aangaan van een bibliotheeklidmaatschap. Deze verwerkingen zijn noodzakelijk om aan de bibliotheekleden de diensten te kunnen leveren die begrepen zijn in het bibliotheeklidmaatschap.
- Verwerkingen ikv statistische doeleinden
- Verdere verwerking met het oog op statistische doeleinden is een met de oorspronkelijke doeleinden verenigbare verwerking (zie art. 89 AVG; zie ook de Gegevensbeschermingswet van 30 juli 2018). Verwerkingen voor statistische doeleinden gebeuren op gepseudonimiseerde wijze.
- Betrouwbare statistische gegevens zijn essentieel om openbare bibliotheken en Cultuurconnect nieuwe inzichten te geven in de brede bibliotheekwerking in functie van vernieuwing en verbetering van de bibliotheekdiensten voor de eindgebruikers.
- Verwerkingen ikv direct marketing doeleinden
- wanneer uw bibliotheek gebruik maakt van de marketing module van het Bibliotheeksysteem voor het versturen van nieuwsbrieven en campagnes, dan gebeurt dit enkel op basis van uw berichtvoorkeuren (zie hierover ook 9. “Zal u berichten toegestuurd krijgen?”).
5. WAAR WORDEN UW GEGEVENS BEWAARD?
Alle gegevens die in het kader van het gebruik van het Bibliotheeksysteem verzameld worden, worden gehost op een externe locatie binnen de EU in functie van effectief beheer van het systeem door de IT-leverancier.
Uw gegevens worden niet doorgegeven aan derden, tenzij dit nodig is voor de beoogde verwerking (zie hierboven: rol van uw bibliotheek, rol van IT-leverancier van het systeem). Uw gegevens worden niet doorgegeven buiten de EU.
6. HOE LANG WORDEN UW GEGEVENS BIJGEHOUDEN?
Uw gegevens in het Bibliotheeksysteem worden bijgehouden tot maximaal twee jaar na beëindiging van uw bibliotheeklidmaatschap, en op voorwaarde dat er geen openstaande transacties en kosten zijn. Na beëindiging van het bibliotheeklidmaatschap kunnen er immers nog administratieve werkprocessen zijn waarvoor uw gegevens nodig zijn. De bewaartermijn van twee jaar begint pas te lopen na beëindiging van het abonnement en op voorwaarde dat er geen openstaande transacties en kosten zijn. Na verloop van deze bewaartermijn worden gegevens, inclusief het Rijksregisternummer, automatisch verwijderd.
Indien uw bibliotheek niet langer deelneemt aan het Bibliotheeksysteem, dan worden uw persoonsgegevens verwijderd.
7. WORDEN UW GEGEVENS GEZIEN DOOR ANDERE BIBLIOTHEKEN?
Neen. Tenzij bibliotheken een verregaande en formeel georganiseerde vorm van samenwerking hebben waarbij leners lid zijn van de samenwerking en dus exemplaren in verschillende bibliotheken met dat lidmaatschap kunnen lenen, terugbrengen, reserveren, enz., kunnen bibliotheken elkaars leners niet zien of doorzoeken. Indien uw bibliotheek een dergelijke vorm van samenwerking aangaat, dan zal zij u daarop wijzen.
Wanneer een bibliotheek een persoon wil lid maken die in het systeem al lid is in een andere bibliotheek, zal de bibliotheek wel gewezen worden op het bestaan van die persoon in het systeem. De bibliotheek kan dan voor die persoon een extra lidmaatschap aanmaken. Tenzij verregaande samenwerking met de andere bibliotheek, ziet de bibliotheek ook hier geen gegevens van de lener uit de andere bibliotheek.
8. WAAROM WORDT UW LEENHISTORIEK BIJGEHOUDEN IN HET BIBLIOTHEEKSYSTEEM?
U kan zelf kiezen of uw leenhistoriek al dan niet geactiveerd wordt, zodat u in Mijn Bibliotheek kan zien welke titels u heeft uitgeleend. Indien u dat niet wenst, wordt uw leenhistoriek standaard een periode van 90 dagen bijgehouden in het Bibliotheeksysteem om een goede werking en een efficiënt lenersbeheer te faciliteren. Een overzicht van uitgeleende exemplaren maakt het mogelijk om na te gaan wie eventueel schade heeft aangebracht, boetes te beoordelen die betwist worden door de lener, enz. Indien u uw leenhistoriek niet wenst te activeren, dan wordt die na het verstrijken van die periode van 90 dagen automatisch gepseudonimiseerd. Zo blijft uw leenhistoriek wel nog bruikbaar voor statistische doeleinden, opdat uw bibliotheek over betrouwbare en correcte statistieken zou kunnen beschikken (zie hierover ook 4. “Wat is de rechtsgrond van de verwerking”). U kan uw keuze om uw leenhistoriek al dan niet te activeren aanvinken via het menu Leenhistoriek op de Bibliotheekwebsite of melden aan de balie van uw bibliotheek.
9. ZAL U BERICHTEN TOEGESTUURD KRIJGEN?
Binnen het Bibliotheeksysteem zijn verschillende vormen van communicatie mogelijk.
Functionele communicatie, zoals e-mails die deel uitmaken van de administratieve werkprocessen van de bibliotheek, bv. als een reservering klaarstaat, als uitgeleende materialen niet op tijd worden teruggebracht, boetemails, ... Deze worden standaard verstuurd als u een e-mailadres hebt doorgegeven. Indien u geen e-mailadres hebt doorgegegeven, worden deze berichten per brief verstuurd.
Direct marketing communicatie, zoals wanneer uw bibliotheek gebruik maakt van de marketing module van het Bibliotheeksysteem voor het versturen van nieuwsbrieven en campagnes. Indien van toepassing kan u hierbij zelf uw berichtvoorkeuren aangeven via de Bibliotheekwebsite van uw bibliotheek.
Indien uw bibliotheek los van het Bibliotheeksysteem uw e-mailadres zou gebruiken (custom direct marketing) om u communicatie te sturen over haar activiteiten, producten en diensten, dan is uw bibliotheek hiervoor verwerkingsverantwoordelijke (zie ook verder, ‘Hoe laat u uw rechten gelden’).
HOE LAAT U UW RECHTEN GELDEN?
U hebt altijd het recht om de door u meegedeelde persoonsgegevens (onder de voorwaarden vermeld in de AVG)
- op te vragen en in te kijken (art. 15 AVG), of over te dragen (art. 20 AVG); u kan in dat kader een volledige export van uw persoonsgegevens in een gestructureerd, veelgebruikt en machineleesbaar formaat verkrijgen;
- te (laten) wijzigen of vervolledigen (art. 16 AVG);
- te (laten) schrappen (art. 17 AVG).
Dit kan met betrekking tot één of meerdere van de hierboven vermelde doeleinden.
U kan ook vragen om volledig te worden verwijderd uit alle databases. U wordt dan ‘vergeten’ en op geen enkele manier nog gecontacteerd.
U kan bovenstaande rechten uitoefenen (deels) via de Bibliotheekwebsite van uw bibliotheek, of volledig aan de balie van uw bibliotheek, mits u uw identiteit bewijst.
Daarnaast heeft u steeds het recht om
- Beperking van de verwerking te vragen (art. 18 AVG);
- Bezwaar te maken tegen de verwerking (art. 21 AVG).
U kan uw rechten ook uitoefenen door een eenvoudig verzoek te mailen naar dpo@cultuurconnect.be. Wij vragen u hierbij wel uw identiteit te bewijzen via een kopie van (voor- en achterkant) van uw identiteitskaart.
Vermeld in uw verzoek steeds:
- Voor- en achternaam van de persoon die u wil verwijderen of wijzigen;
- E-mailadres van de persoon die u wil verwijderen of wijzigen;
- Welke persoonsgegevens u precies wil inkijken of opvragen;
- Welke wijzigingen u precies wil doorvoeren, of welke gegevens u precies wil verwijderen;
- Desgevallend: welke beperking van de verwerking u vraagt;
- Desgevallend: de inhoud van uw bezwaar, en het gevolg dat u wenst dat eraan gegeven wordt.
Binnen een maand na ontvangst van het verzoek (behoudens verlenging van deze termijn, overeenkomstig art. 12 AVG) zal u informatie verstrekt worden over het gevolg dat aan uw verzoek gegeven is.
Bezwaar tegen custom direct marketing vanwege uw bibliotheek dient u te richten aan uw bibliotheek. U kan dat onder andere doen via de balie van de bibliotheek.
BEVEILIGING VAN DE GEGEVENS
Cultuurconnect neemt passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen ter bescherming van uw persoonsgegevens en om de betrouwbaarheid, beschikbaarheid en integriteit ervan te garanderen.
Met de IT-leverancier van het Bibliotheeksysteem is een verwerkersovereenkomst afgesloten op basis van de systematiek van de "referentiemaatregelen voor de beveiliging van elke verwerking van persoonsgegevens" van de Gegevensbeschermingsautoriteit. Deze verwerker is gevestigd binnen de EU, is er contractueel toe verbonden het privacybeleid van Cultuurconnect strikt te respecteren, en handelt enkel op instructie van Cultuurconnect.
Iedereen die namens Cultuurconnect, uw bibliotheek, of de hierboven genoemde verwerker geautoriseerd is om toegang te hebben tot uw persoonsgegevens is voldoende geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens en privacy, en gebonden aan geheimhouding van die informatie.
ALS HET MISGAAT...
We springen zo zorgvuldig mogelijk om met uw persoonsgegevens en houden die beveiligd bij.
Het verspreid geraken van uw persoonsgegevens door gegevensdiefstal of datalekken kan geen aanleiding geven tot schadeclaims ten aanzien van ons, tenzij wij vastgesteld in gebreke gebleven zijn om een adequaat beveiligingsniveau te verstrekken.
KLACHTEN
Heeft u ondanks onze voorzorgsmaatregelen toch klachten over ons gebruik van uw persoonsgegevens, neem dan contact met dpo@cultuurconnect.be.
Meer informatie over klachtenprocedures vindt u op de website van de Vlaamse Toezichtcommissie en de Gegevensbeschermingsautoriteit.
WIJZIGINGEN
Deze Privacyverklaring kan wijzigen. Wij passen de regels en voorwaarden aan om uw privacy zo goed mogelijk te beschermen en op een transparante manier met uw persoonsgegevens om te gaan. De laatste aanpassing dateert van 13 oktober 2022.